07.10.2026
Conservation des documents à l’officine : quels sont les bons réflexes ?
Dispensation, suivi de médicaments, registres, documents administratifs, données patients… La traçabilité est, à l’officine, un sujet quotidien. Au-delà de l’aspect réglementaire, c’est un vrai levier de sécurisation des pratiques et d’amélioration de la qualité.
À l’officine, la traçabilité est indispensable à plus d’un titre. Si elle peut être perçue comme une contrainte administrative, elle contribue surtout à la bonne prise en charge des patients. Parce qu’elle permet de retrouver une information rapidement, de retracer une action, une décision, de prouver sa réalisation et de détecter d’éventuels écarts, la traçabilité sécurise les pratiques. Pour l’équipe officinale, c’est un outil-clé de la démarche qualité qui participe à l’amélioration continue des pratiques. Le principe 45 “Traçabilité des activités de l’officine” vous permet de faire le point sur ces pratiques.
Quelles données tracer et comment ?
En format papier ou digital, de nombreux documents doivent être conservés : dossiers patients, suivi des stocks, gestion des alertes, maintenance des équipements et des logiciels, suivi de températures, réclamations et non-conformités, traçabilité des locations de DM, registre des stupéfiants… En fonction de la nature des documents, les durées et formats de conservation diffèrent. Elles sont précisées dans la fiche récapitulative dédiée.
Enjeux de Traçabilité et confidentialité : attention, danger !
La traçabilité implique la conservation de documents à l’officine. Or, ces derniers peuvent comporter des données personnelles (données de santé, coordonnées…) soumises aux exigences du RGPD*. C’est pourquoi il est indispensable d’assurer leur protection à toutes les étapes : collecte, accès, conservation, archivage et destruction. Comment procéder ? L’outil M.35 “Le pharmacien d’officine et la protection des données personnelles” est là pour accompagner les équipes sur ce volet.
* Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une loi de l'Union européenne qui encadre le traitement des données personnelles sur tout son territoire.
Pour aller plus loin :
Publié le 07/10/2026
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