FAQ Démarche Qualité à l’officine (DQO)

Depuis l’espace Ma DQO Perso, le Pharmacien peut accéder aux fonctionnalités suivantes :

• Autoévaluation de l'officine

A partir de son espace Ma DQO Perso, le Pharmacien peut accéder à l’autoévaluation (questionnaire, résultats et attestations).

• Suivi de la mise en place d’outils qualité au sein de l'officine

A partir de son espace Ma DQO Perso, le Pharmacien a la possibilité d’attribuer deux statuts (“Mis en place” ou “À mettre en place”) aux différents outils proposés pour faciliter la mise en œuvre des principes du référentiel qualité.

Le pharmacien a la possibilité de consulter sur la page “Mes outils” un récapitulatif sous forme de tableau de l’ensemble des outils pour lesquels l’un des deux statuts a été attribué. 

• Gestion des paramètres personnels d’abonnements

Depuis la page “Mes paramètres”, le Pharmacien peut gérer ses abonnements personnels aux différentes lettres électroniques proposées :

- La lettre d'information DQO : recevoir les actualités de la Démarche Qualité Officine

- Alertes - Outils mis à jour : recevoir la liste des outils mis à jour après avoir été déployés par le Pharmacien dans l’officine.

- Rappels - Outils à mettre en place :  rappel des outils que le Pharmacien souhaite déployer dans son officine et pour lesquels il a été défini une date cible pour leur mise en place.

• Historique

Depuis la page “Tableau de bord” le Pharmacien a la possibilité de visualiser et de télécharger au format PDF un historique des autoévaluations réalisées et des outils mis en place au sein de l’officine.

Vous avez accès aux fonctionnalités de Ma DQO Perso pour les différentes officines dans lesquelles vous exercez. 

Après vous être identifié, vous pouvez sélectionner l'officine pour laquelle vous souhaitez afficher les informations depuis le menu déroulant situé sous le bandeau "Ma DQO Perso". 

Toutes les informations de l'espace Ma DQO Perso sont communes aux pharmaciens du même officine à l'exception des paramètres d'abonnement aux lettres électroniques qui sont personnels. 

La crise et les mutations du système de santé invitent les pharmaciens à s’adapter en mettant notamment en œuvre de nouvelles missions pour accompagner les usagers du système de santé. Ces évolutions nécessitent une amélioration continue de la qualité au service des usagers et du pharmacien. Dans ce cadre, la DQO, en proposant un ensemble d’outils en lien avec les politiques sanitaires actuelles, harmonise les pratiques et apportent un complément à la formation initiale et continue du pharmacien et de son équipe.

En plus de rappeler les bonnes pratiques des activités socles à l’officine, la DQO propose des outils de référence fiables et mis à jour quotidiennement, en lien avec l’actualité. La DQO est donc un atout majeur pour chaque équipe officinale désirant faire évoluer ses pratiques au regard des mutations de la profession.  

La DQO a été conçue de telle façon qu’elle puisse s’adapter à toute taille / type d’officine. Elle propose une dynamique de progression, pas à pas, pour optimiser les pratiques en place en fonction des objectifs et de l’organisation de chaque officine. 

La DQO ne se substitue pas aux autres démarches privées : elle en est complémentaire. Elle permet de rendre accessible à l’ensemble de la profession une base commune de procédures Qualité. 

Pour les pharmaciens non engagés, c’est une première marche accessible et progressive vers la Qualité. 

Pour les pharmaciens engagés par ailleurs, réaliser régulièrement le questionnaire d’autoévaluation est un moyen d’évaluer leurs marges de progression sur des standards, là aussi, communs à l’ensemble de profession.

L’autoévaluation est la base pour faire un état des lieux qualité de son officine, évaluer ses marges de progression et bénéficier de recommandations personnalisées par officine. 

Pouvoir se positionner par rapport à la moyenne nationale et régionale est une information complémentaire pour prioriser les actions à réaliser au regard de l’ensemble de la profession. 

Réaliser l’autoévaluation est le marqueur d’engagement dans la DQO.

À noter : L'autoévaluation est anonyme et connue seulement par le pharmacien qui s'y soumet. 

La DQO, telle que proposée, offre un libre accès à un ensemble d’outils faciles à s’approprier. Elle permet d’optimiser les process, de partager des méthodes communes au sein de l’équipe officinale et ainsi de gagner du temps. Sa mise en place initiale nécessite de l’investissement en temps pour assurer ensuite une meilleure fluidité au sein de l’officine.
Rappelons que la non-qualité, elle, a un coût : elle est estimée à 5% du CA d’une officine. 

Le partage de pratiques de qualité est un atout pour la prise en charge du patient. De plus, les pharmaciens non engagés risquent le coût de la non-qualité qui est estimé à 5% du CA de l’officine.

La qualité ne veut pas dire uniformité, ni des conseils en officine ni des professionnels qui les dispensent. Bien au contraire, les outils ont été conçus pour pouvoir être adaptés par chaque officine. L’équipe officinale peut s’appuyer sur un document encadrant une activité mais adapte son conseil au cas par cas.

La DQO a été conçue pour pouvoir s’adapter à toutes les officines de métropole et d’Outre-mer, quels que soient leur taille et leur lieu d’implantation. 

Une dynamique de groupe est indispensable pour progresser et mettre en place la Qualité. Chaque membre de l’équipe officinale, pharmacien ou non, à son rôle à jouer. 

L’engagement dans une démarche qualité est un projet d’équipe qui doit fédérer tous les acteurs de l’officine. Si les préparateurs n’ont pas accès à l'autoévaluation, ils peuvent s'associer avec les pharmaciens pour répondre au questionnaire ; et ils peuvent aussi être force de proposition et mettre en place des process qualité.

Les étudiants sont impliqués à l’université lors de leur formation initiale, lors de leur stage universitaire en officine ou à l’officine en dehors des heures de travaux universitaires. 

Les universités sont de plus en plus nombreuses à intégrer la qualité au sein de leurs cours ou dans le cadre des stages officinaux. Les étudiants peuvent participer à la dynamique de mise en œuvre à l’officine.

Enfin, les étudiants ont accès à une autoévaluation de démonstration disponible en cliquant sur “Simulation de l'autoévaluation”

L’autoévaluation est disponible pour les pharmaciens titulaires et adjoints de l’officine. Elle comporte 40 questions organisées en 4 thèmes de référence : prise en charge et information de l’usager du système de santé ; dispensation des médicaments et autres produits autorisés; missions et services; moyens nécessaires au fonctionnement de l’officine.

Une fois les réponses validées, les résultats se présentent sous forme de pourcentage d’avancement indiquant les marges de progression. 

Pour découvrir et tester l’autoévaluation, vous pouvez cliquer sur “Simulation de l'autoévaluation”

L’autoévaluation donne accès à un bilan et oriente vers des outils clés en main en fonction des points d’amélioration : procédures, mémos, check-lists, enregistrements accompagnés d’un guide explicatif pour bien les utiliser. 

Les outils sont développés en fonction des besoins terrain et de l’actualité de la profession : la gestion de la crise nous l’a encore prouvé ! Les outils sont conçus et mis à jour très rapidement après la parution des textes officiels.

La ROSP est composée de 5 indicateurs visant à développer le bon usage des produits de santé participant à la juste délivrance des produits de santé.

Le premier des indicateurs est “L’adhésion à la démarche qualité mise en place par le « Haut comité qualité officine » et il constitue un des deux indicateurs socles : sa réalisation est donc nécessaire pour que l’officine soit éligible au versement de la ROSP « Bon usage des produits de santé ».

L’indicateur relatif à la démarche qualité repose sur une triple action du pharmacien d’officine :

1. Réaliser l’auto-évaluation proposée par le Haut comité qualité officine ; 

2. S’inscrire à la newsletter du site https://www.demarchequaliteofficine.fr ; 

3. Réaliser un programme d’amélioration de la qualité de la pratique grâce à la mise en place de procédures en lien avec les résultats de l’auto-évaluation

Lorsque l’auto-évaluation est réalisée, vous accédez à un bilan contenant vos résultats ainsi qu’une attestation justifiant la réalisation de celle-ci.  Cette attestation est pré-remplie avec le nom de l’officine et la date de réalisation de l’autoévaluation. Le reste des champs est à compléter par le pharmacien l’ayant réalisé (qui peut être le titulaire et/ou l’adjoint)

Enfin, elle est générée automatiquement pour toute nouvelle autoévaluation complétée, et rétroactivement pour les anciens bilans.

Pour s'inscrire à la newsletter, et ainsi suivre de façon continue les évolutions de la démarche qualité, il vous suffit d’inscrire votre adresse mail dans le champ dédié en bas de la page d’accueil du demarchequaliteofficine.fr

Accéder à la rubrique Activer mon compte / mot de passe oublié du site de l’Ordre puis compléter la première étape (Le n°RPPS commence par un “1”. Le n°Ordinal attendu est composé de 5 à 6 chiffres, ne pas le précéder de “0”, ne pas indiquer la lettre de votre section). Une fois tous les champs complétés, cliquer sur valider. 

En seconde étape, saisir l’adresse mail que vous avez renseignée à l’Ordre afin de recevoir l’e-mail contenant vos informations de connexion (si l’adresse n’est pas actualisée, vous pouvez contacter votre section pour effectuer la modification. Ainsi à J+1 vous pourrez réessayer).

La DQO a été élaborée pour permettre l’accès à un ensemble d’outils qualité pour toutes les officines de métropole et d’Outre-mer. La certification n’est pas incluse dans ce projet, celle-ci étant délivrée par des organismes privés. 

La DQO constitue un premier niveau d’engagement dans la qualité à l’officine. Pour entrer dans une démarche de certification, vous pouvez prendre contact avec un organisme certificateur. 

Oui, le référentiel et les outils ont été élaborés avec l’appui d’un organisme qualité de référence. 

Ce site a été clôturé en janvier 2022. Le site DQO est désormais le site de référence en matière de qualité. 

A ce jour non, elle n’a pas été pensée dans ce sens.

Oui, la feuille de route remise au Ministre des solidarités et de la Santé prévoit la mise en place d’audits. 

Cela n’est pas envisagé par le Haut Comité Qualité. 

Nous recueillons les avis et besoins des pharmaciens et faisons évoluer les outils mis à disposition. À tout moment, il est possible de remonter des attentes ou des questions en écrivant via le formulaire de contact.

Oui, l’usager du système de santé est au cœur de la qualité. Une réflexion est en cours. 

Un formulaire de contact est disponible en bas de la page d’accueil ou en cliquant sur formulaire de contact.

Les titulaires et les adjoints peuvent réaliser l’autoévaluation pour une même officine. Ils s’organisent comme ils le souhaitent : soit une personne réalise l’autoévaluation pour l’officine, soit plusieurs personnes y répondent. Ils peuvent ensuite confronter leurs résultats.

Les étudiants et enseignants peuvent découvrir le questionnaire d’autoévaluation sur la page “Simulation de l'autoévaluation” sur laquelle ils trouveront une autoévaluation de démonstration (non rattachée à une officine)

Un tutoriel est mis à disposition sur la page “Simulation de l'autoévaluation” pour accompagner les pharmaciens dans la prise en main de l’autoévaluation et des outils associés.

Non, s’engager dans la DQO est une démarche volontaire et progressive. L’autoévaluation est une première étape rapide à franchir pour se positionner et définir des priorités. Mais la profession a intérêt à se mobiliser rapidement dans le cadre du contrat qui a été passé avec les autorités sanitaires, ceci afin de montrer la force et la compétence du réseau officinal. 

L’étape initiale est de réaliser une première autoévaluation : celle-ci permet de faire un état des lieux des pratiques et d'identifier les thèmes qui constituent des points forts dans l’officine, et ceux qui représentent des axes d’amélioration.

Ensuite, en fonction des thèmes à approfondir, les outils associés peuvent être téléchargés et ainsi être utilisés.

Enfin, il est indispensable de réaliser une nouvelle autoévaluation afin d’évaluer l’amélioration des pratiques. Nous recommandons de réaliser une autoévaluation au moins une fois par an.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la vidéo : “Comment la déployer dans mon officine ?”

La première autoévaluation permet de faire un état des lieux et d’identifier les axes de progression. Les autoévaluations suivantes doivent permettre de mesurer l’amélioration des pratiques. Nous recommandons de réaliser l’autoévaluation au moins une fois par an.

Oui, il existe des organismes de formation qui peuvent vous accompagner dans la mise en place d’une démarche qualité à l’officine. 

L’évaluation et l’amélioration des pratiques fait partie des typologies d’action permettant de justifier de son engagement dans une démarche DPC mais, à ce jour il n’existe pas de formation DPC qui soit validante. Des réflexions vont être menées à ce sujet.

Il est recommandé que l'engagement dans la Démarche Qualité à l’Officine soit demandé pour être un pharmacien agréé Maître de stage (au cours de la visite, il sera demandé le questionnaire d'autoévaluation).

Le statut de PRAQ existe toujours dans la formation initiale, mais cette formation n'est plus disponible pour les pharmaciens déjà en exercice.

Un diaporama sur la démarche qualité, un diaporama sur l’autoévaluation et une vidéo tutoriel sur l’autoévaluation peuvent être téléchargés par les pharmaciens et tout autre personne souhaitant promouvoir la DQO. Ces outils sont disponibles au téléchargement sur la page “Simulation de l'autoévaluation”

Oui, un volet grand public est prévu dans une prochaine étape de déploiement du projet