Démarche qualité à l'officine

Question 1 : Q01 - L’officine dispose-t-elle d’une démarche d’accueil individualisée à laquelle l'équipe est sensibilisée ?

Non

Oui, les moyens sont présents (par exemple : ligne de confidentialité, comptoir isolé...)

Oui, les moyens sont présents et le personnel est sensibilisé

Question 2 : Q02 - Est ce que l’équipe officinale est à jour de ses formations AFGSU II (Attestation de Formation aux Gestes et Soin d’Urgences de niveau 2) ?

Non, personne n’est formé ou à jour

Oui, mais seulement une partie de l’équipe

Oui, toute l’équipe est formée

Question 3 : Q03 - L’officine a-t-elle mis en place un processus de vérification de l'identité du patient ?

Non

Oui, via la recherche dans le système ADRi ou AmeliPro

Oui, lorsque cela est possible via la carte Vitale et via la vérification d’une pièce d’identité pour tout nouveau patient afin de qualifier son Identifiant National de Santé (INS) dans le LGO

Question 4 : Q04 - Est ce que l’équipe officinale est en capacité d’accueillir, d'évaluer le besoin de l’usager, le conseiller et le réorienter au sein de l’équipe si nécessaire ?

Non

Oui, quelle que soit la fonction de la personne qui accueille

Oui, sur toutes les plages horaires d’ouverture de l’officine

Oui, quelle que soit la personne qui accueille et sur toutes les plages horaires d’ouverture de l’officine

Question 5 : Q05 - L'équipe connaît-elle et utilise-t-elle les BPD (Bonnes Pratiques de Dispensation des médicaments à l'officine) pour dispenser un conseil adapté ?

Non

Oui, l’équipe connaît mais n’applique pas systématiquement

Oui, l’équipe connaît et applique systématiquement

Question 6 : Q06 - L’officine relaie-t-elle les campagnes de prévention auprès des usagers de santé ?

Non

Oui, relais via des outils (affiches, brochures, spots vidéos,...) des institutions, groupements...

Oui, relais via des outils (affiches, brochures, spots vidéos,...) et organise des actions sur des thématiques spécifiques (cancer du sein, cancer colorectal…)

Question 7 : Q07 - L'équipe officinale a-t-elle défini les différentes étapes de l’analyse pharmaceutique ?

Non

Partiellement (seulement pour certains types d'ordonnances, ou certains types de patients, ou par certains membres de l’équipe...)

Systématiquement

Question 8 : Q08 - Des modalités de double contrôle sont -elles déployées dans la journée et pour chaque ordonnance dispensée ?

Non

Oui, sur une partie des ordonnances

Oui, pour toutes les ordonnances

Question 9 : Q09 - Des modalités de dispensation à domicile sont-elles définies au sein de l’officine ?

Non

Oui, les cas nécessitant une dispensation à domicile sont bien connus du personnel

Oui, le personnel dispensant à domicile est qualifié et identifié

Oui, les cas sont bien connus du personnel et le personnel est qualifié et identifié

Question 10 : Q10 - L'officine réalise-t-elle un relevé, pour l’ARS dont il relève, des commandes à usage professionnel des médicaments stupéfiants ?

Non concerné

Non

Oui, au moins une fois par an

Oui, de façon trimestrielle

Question 11 : Q11 - Dans le cadre d’une dispensation de médicaments sans ordonnance, l’historique du patient est-il consulté ?

Jamais

Parfois

Souvent

Toujours

Question 12 : Q12 - Chaque dispensation d’un produit autorisé à la vente en officine (médicament ou autre) est-elle accompagnée d’un conseil ?

Jamais

Parfois

Souvent

Toujours

Question 13 : Q13 - L’officine a-t-elle mis en place un questionnaire préalable à la dispensation de médicaments autorisés en ligne ?

Service non proposé

Non, le questionnaire n'est pas mis en place

Oui, le questionnaire est mis en place mais il n'est pas validé avant la dispensation

Oui, le questionnaire est mis en place et il est validé avant la dispensation

Question 14 : Q14 - L’officine a-t-elle mis en place une procédure pour honorer les prescriptions contenant des préparations magistrales ?

Non

Oui, pour la vérification de la prise en charge de la préparation et pour l’élaboration d’un devis si besoin

Oui, pour la prise en charge et le devis ainsi que pour la commande auprès du sous traitant

Oui, pour la prise en charge, le devis, la commande ainsi que pour la libération de lots

Question 15 : Q15 - L’officine a- t-elle mis en place tous les moyens pour assurer la PDA ?

Service non proposé

Service proposé mais sans moyen mis en place (pas d'espace dédié, pas de procédure,...)

Service proposé et réalisé dans un espace dédié

Service proposé, réalisé dans un espace dédié, et avec la mise en application d’une procédure de bonnes pratiques (hygiène, maintenance des équipements, gestion de déchets, traçabilité, stockage,...)

Question 16 : Q16 - L’officine s’est-elle organisée pour mettre en œuvre chaque service qu'elle propose ?

Non

Oui, via la mise en place de procédures pour la réalisation de nouveaux services

Oui, via la mise en place d’indicateurs pour mesurer l’efficacité des services proposés

Oui, via la mise en place de procédures et d’indicateurs d’efficacité

Question 17 : Q17 - L’officine met-elle en place des opérations de nettoyage et désinfection du matériel loué (hors sous-traitance) ?

Service non proposé

Non

Oui, au retour du matériel uniquement

Oui, au retour du matériel et périodiquement

Question 18 : Q18 - L’officine s’assure -t-elle de la bonne réalisation de la livraison au patient ou à la personne mandatée ?

Service non proposé

Non, il n'y a pas de disposition pour s'assurer de la bonne réalisation de la livraison

Oui, la bonne réalisation de la livraison est vérifiée de façon orale

Oui, la bonne réalisation de la livraison est vérifiée par accusé de livraison signé

Question 19 : Q19 - Quelle organisation l'officine a-t-elle mis en place pour la vaccination ?

Service non proposé

Le personnel réalisant la vaccination est formé

Le personnel est formé et un local est dédié à cette activité

Le personnel est formé, un local est dédié à cette activité, et les déchets sont gérés

Question 20 : Q20 - L'officine a-t-elle mis en place des modalités de communication des résultats des TROD aux patients ?

Service non proposé

Non

Oui, via une information écrite sur l'ordonnance ou sur papier libre

Oui, via un document dédié spécifiquement à la communication des résultats des TROD

Question 21 : Q21 - L’officine s’assure-t-elle des conditions de conservation (suivi des péremptions, gestion des températures … ) et d’utilisation des autotests ?

Non

Oui, en interne via le processus de gestion de stocks

Oui, au moment de la dispensation via l’information des patients

Oui, en interne via le processus de gestion de stocks et au moment de la dispensation

Question 22 : Q22 - L’officine a-t-elle mis en place des dispositions écrites concernant les bilans partagés de médication ?

Service non proposé

Non

Oui, pour l’entretien initial

Oui, pour l’entretien initial et le suivi d’observance

Question 23 : Q23 - L’officine propose t’elle la réalisation d’entretiens pharmaceutiques ?

Service non proposé

Oui, mais sans formaliser les entretiens

Oui via des dispositions écrites et/ou des grilles d'entretiens

Oui via des dispositions écrites et/ou des grilles d'entretiens et la prise en compte des retours des patients

Question 24 : Q24 - L’officine a-t-elle mis en place des éléments de traçabilité des bilans de prévention ?

Service non proposé

Non

Oui remise du plan personnalisé de prévention au patient à l’issue de l’entretien

Oui remise du plan personnalisé de prévention au patient à l’issue de l’entretien ainsi qu’au médecin traitant (sauf opposition du patient)

Question 25 : Q25 - Quelle organisation l'officine a-t-elle mis en place pour sa participation au programme d'ETP ?

Service non proposé

Le personnel est formé

Le personnel est formé et il dispose des supports éducatifs nécessaires pour animer la séance conçus dans le cadre du programme

Le personnel est formé, il dispose des supports éducatifs nécessaires pour animer la séance conçus dans le cadre du programme et il a évalué les compétences acquises par le patient en fin de séance éducative

Question 26 : Q26 - L’officine accompagne-t-elle le patient dans l’usage de la télésanté ?

Service non proposé

Non, l’officine ne propose pas d’accompagnement

Oui, l’officine propose un accompagnement

Question 27 : Q27 - À quelle fréquence la veille documentaire est-elle réalisée ?

Jamais

Au moins une fois par trimestre

Au moins une fois par mois

Au moins une fois par semaine

Question 28 : Q28 - Parmi les vigilances suivantes : pharmacovigilance, addictovigilance, matériovigilance, réactovigilance, cosmétovigilance, nutrivigilance, l’officine a-t-elle mis en place des dispositions pour :

Aucune de ces vigilances

Au moins deux de ces vigilances

La totalité

Question 29 : Q29 - L’officine a-t-elle mis en place une procédure concernant la gestion des alertes sanitaires ?

Non

Oui, pour la gestion des retraits

Oui, pour l’information à l’usager du système de santé

Oui, pour la gestion des retraits et l'information à l’usager du système de santé

Question 30 : Q30 - L'officine a-t-elle mis en place des dispositions concernant les tensions et ruptures ?

Non

Oui, en consultant des sites spécialisés (ANSM, DP rupture,...) et/ou le répartiteur

Oui, en consultant des sites spécialisés et/ou le répartiteur, et en relayant l'information au sein de l'équipe

Question 31 : Q31 - Parmi les situations suivantes : absence de pharmacien, incident informatique ou électrique, pandémie, manque de personnel ; l'officine a défini des conduites à tenir :

Non

Dans une des situations

Dans deux des situations

Dans les trois situations

Question 32 : Q32 - Des fiches de missions ou fiches de postes sont-elles rédigées pour l’ensemble des membres de l’équipe (pharmaciens, préparateurs, étudiants, stagiaires, apprentis…) ?

Non

Oui mais pour une partie de l’équipe seulement

Oui pour l’ensemble de l’équipe

Question 33 : Q33 - L’officine possède-t-elle des dispositions concernant l’arrivée et le départ d’un membre de l’équipe ?

Non

Oui, uniquement sur les aspects administratifs (contrat, mutuelle…)

Oui, sur les aspects administratifs et sur la gestion de l'intégration (livret d’accueil, fiche de fonction, fiche de formation, tutorat...)

Question 34 : Q34 - L'officine établit-elle et met-elle à jour un plan de formation ?

Non

Oui, au rythme du DPC (Développement Professionnel Continu) et/ou de la certification périodique des professionnels de santé

Oui, annuellement

Question 35 : Q35 - L’officine a-t-elle mis en place une analyse des risques pour la sécurité liée à ses locaux ?

Non

Oui, une analyse de risque (DUERP) a été rédigée (DUERP = document unique d'évaluation des risques professionnels )

Oui, une analyse de risque a été rédigée et a été transmise au service de prévention et de santé au travail

Oui, une analyse de risque a été rédigée et a été transmise, et des actions d’amélioration (PAPRIPACT) ont été mises en place (PAPRIPACT = programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail)

Question 36 : Q36 - L’officine a-t-elle prévu des modalités d’entretien de ses équipements ?

Non

Oui, mais sans calendrier défini

Oui, selon les préconisations du fournisseur

Oui, selon les préconisations du fournisseur, ainsi qu’en traçant et conservant les rapports d’intervention

Question 37 : Q37 - À quel moment la date de péremption est-elle contrôlée ?

Jamais

Durant la durée de présence des produits en stock (à la réception, inventaires réguliers du stock et des promis, logiciel de gestion des stocks, gestion des promis…)

Au moment de la dispensation

Durant la durée de stock et au moment de la dispensation

Question 38 : Q38 - L’officine contrôlet'elle et trace t'elle quotidiennement la température de(s) enceinte(s) ?

Non

Oui, via un contrôle manuel des températures par le bais d’un ou plusieurs thermomètres

Oui, via l’utilisation d’une sonde de température avec enregistrement continu

Question 39 : Q39 - Chaque poste informatique ou logiciel traitant des données de santé est-il sécurisé par des mots de passe ?

Non

Oui, avec un identifiant et mot de passe non individualisé

Oui, avec un identifiant et mot de passe différents et confidentiels pour chaque membre de l'équipe

Oui, avec un identifiant et mot de passe différents et confidentiels pour chaque membre de l'équipe et pour chaque logiciel

Question 40 : Q40 - Dans le cadre de la transmission de données de santé entre professionnels de santé, l’officine utilise-t-elle une messagerie sécurisée de santé (MSSanté) lorsque cela est nécessaire ?

Jamais

Parfois

Souvent

Toujours

Question 41 : Q41 - Dans le cas où le patient ne s’y oppose pas, l'officine transmet-elle les données de santé des patients sur leur DMP ?

Non

Oui, uniquement des données de dispensation

Oui, toutes les données (dispensation, vaccination...)

Question 42 : Q42 - Quelles sont les données sauvegardées informatiquement à l’officine ?

Aucune

Ordonnancier sur deux supports

Ordonnancier sur deux supports et intégralité des dossiers patients

Ordonnancier sur deux supports, intégralité des dossiers patients, et autres documents (documents RH, documents qualité, facturation, registre comptable des stupéfiants, des préparations ...)

Question 43 : Q43 - Au sein de l'officine l’intelligence artificielle générative est-elle utilisée ?

Jamais

Sans restriction

Avec des recommandations de bonnes pratiques

Avec une validation systématique par le pharmacien avant usage des éléments générés par l’IA

Question 44 : Q44 - L'officine a- t-elle désigné un référent qualité ?

Non

Oui, un collaborateur a été désigné oralement

Oui, un collaborateur a été désigné et une fiche de mission est formalisée

Oui, un collaborateur a été désigné, une fiche de mission est formalisée et des moyens sont dédiés (temps, outils informatiques…)

Question 45 : Q45 - Parmi les enregistrements suivants: registre des stupéfiants, suivi des erreurs de dispensation, suivi de températures, maintenance des équipements, l’officine organise-t-elle la traçabilité de :

Aucun de ces enregistrements

Au moins deux de ces enregistrements

Plus de deux

Question 46 : Q46 - L'officine prend-elle en compte les appréciations et réclamations afin de les transformer en fiche de progrès ?

Jamais

Parfois

Souvent

Toujours

Question 47 : Q47 - L’officine met-elle en œuvre régulièrement des actions en réponse aux dysfonctionnements relevés ?

Jamais

Oui, uniquement pour les dysfonctionnements à impact important

Oui, pour tous les dysfonctionnements via la mise en place d’actions curatives

Oui, pour tous les dysfonctionnements via la mise en place d’actions curatives et correctives

Question 48 : Q48 - L'officine a-t-elle mis en place un système de gestion de ses documents internes ?

Non, les documents ne sont pas rédigés

Oui, tous les documents nécessaires sont rédigés

Oui, tous les documents nécessaires sont rédigés et il existe des règles de gestion de ces documents

Oui, tous les documents sont rédigés, il existe des règles de gestion et ils sont diffusés et disponibles pour l’ensemble de l’équipe