PHARMACIE ENGAGÉE, PATIENT SÉCURISÉ.
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Principe 38
L'officine définit et applique une procédure ou des modes opératoires de traçabilité de ses activités
Thème : Moyens nécessaires au fonctionnement de l’officine
Sous-thème : Traçabilité des actes et services de l'exercice professionnel
Finalité

Tracer les différentes actions et réalisations de l’officine permet d’avoir à tout moment, à la disposition de toute l’équipe, l’historique et les informations utiles assurant une meilleure qualité de service et un gain de temps. L’officine peut ainsi apporter la preuve de son fonctionnement auprès de toute autorité de contrôle.

questions à se poser
  • Jusqu'à quel niveau de détail faut-il assurer la traçabilité, tout en respectant le bon sens et la compétence du personnel ?
  • Quels sont les enregistrements / preuves nécessaires ?
  • Comment sont-ils collectés, identifiés, classés ?
  • Comment les conserve-t-on (règles d’archivage : lieu, responsable, durée) ?
Exemples de pratiques et de preuves

Liste non exhaustive d’informations à tracer et conserver au format papier ou électronique :

  • contacts prescripteurs et autres interventions pharmaceutiques,
  • contacts téléphoniques avec les patients,
  • soins de première urgence,
  • activités relatives aux nouvelles missions (vaccination, entretiens pharmaceutiques, TROD),
  • activités de location,
  • opérations de maintenance et d’entretien des équipements,
  • relevés des températures de l’enceinte thermostatique,
  • réclamations,
  • dysfonctionnements / non-conformités.
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Découvrez les outils destinés à vous aider
à satisfaire ce principe
Registre des interventions de première urgence
E02. Registre des interventions de première urgence
Gestion des incidents divers
E03. Gestion des incidents divers
Gestion des incidents de délivrance
E04. Gestion des incidents de délivrance
Gestion des incidents fournisseurs
E05. Gestion des incidents fournisseurs
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Gestion des compétences
Principe 27
L'officine a un plan de développement des compétences de son équipe
Maitrise des systèmes d'information
Principe 34
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Continuité des soins (ruptures)
Principe 29
Face à une rupture, l'officine informe l'usager du système de santé et cherche des solutions pour assurer la continuité des soins
Adéquation des locaux aux services réalisés
Principe 32
Les locaux de l'officine sont adaptés aux missions et services proposés
Responsabilités et tâches
Principe 26
Les responsabilités et tâches de chaque membre de l'équipe officinale sont clairement définies
Maitrise des systèmes d'information
Principe 35
L'officine met en place une procédure de sauvegarde informatique
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Principe 30
L'officine définit et applique une procédure de recueil et de déclaration des différentes vigilances
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Principe 37
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Principe 28
L'officine définit et applique une procédure de gestion des alertes sanitaires des médicaments et des autres produits incluant les modalités de mise en quarantaine, retrait, rappel et information de l'usager du système de santé
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Principe 33
Les équipements sont en bon état de fonctionnement, qualifiés et correctement entretenus (enceinte thermostatique, balance, automate, porte automatique...)
Gestion des stocks et des périmés
Principe 36
L'officine définit et applique les modalités de vérification des stocks et de gestion des périmés
Démarche d'amélioration continue
Principe 39
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Respect de la chaîne du froid
Principe 31
L'officine définit et applique une procédure de gestion des produits soumis à la chaîne du froid
Traçabilité des actes et services de l'exercice professionnel
Principe 38
L'officine définit et applique une procédure ou des modes opératoires de traçabilité de ses activités
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